Əmək kitabçası ya işəgötürən, ya da onun müəyyən etdiyi məsul şəxs tərəfindən imzalanır. Əmək kitabçası ilk dəfə hansı işəgötürən tərəfindən doldurulursa, onun möhürü ilə də təsdiq edilir. Hüquqi şəxs yaratmadan, sahibkarlıq fəaliyyəti ilə məşğul olan fiziki şəxs işçinin əmək kitabçasında aparılmış qeydləri imzası ilə təsdiq edir.

Bəzi kiçik və orta müəssisələrdə şöbənin və ya mütəxəssisin saxlanılması iqtisadi cəhətdən sərfəli olmadığından kadrlar şöbəsi fəaliyyət göstərmir. Bu zaman kadrlar işini təşkilat rəhbəri özü apara, yaxud başqa bir vəzifə ilə birləşdirməklə, yeni əmək funksiyaları daxil etməklə digər bir işçiyə həvalə edə bilər.