Rəsmi məktubun hazırlanması zamanı hansı məqamlara diqqət yetirmək lazımdır?

Satışı davam edən “A-dan Z-yə:Kargüzarlıq” (IV nəşr) kitabından seçmə

Rəsmi yazışmalar işgüzar ünsiyyətin tərkibində xüsusi yer tutmaqla kor­porativ mühitdə peşə etikasının formalaşmasında əvəzsiz rol oynayır. Təşkilati və hüquqi formasından asılı olmayaraq istənilən təşkilatda sənəd dövriyyəsinin əsas hissəsini rəsmi məktublar təşkil edir. Məktublar təşkilatın xarici aləmlə - tərəfdaşlar, dövlət qurumları, müştərilər - əlaqələrinin qurulmasının başlıca şərtidir. Heç kəsə sirr deyil ki, bütün böyük əməkdaşlıqlar, əməliyyatlar məhz yazışmalarla başlayır. Ona görə də məktubun düzgün tərtibi və rəsmiləşdirilməsi onu alan korrespondent təşkilatda müsbət təəssürat yaradır. Bu bölmədə işgüzar yazışmaların mahiyyəti və onun düzgün aparılması ilə barədə məlumat verilib.

Hər bir məktuba fərdi yanaşmaq lazımdır, çünki sənədin xaraketrinə çoxlu amillər, məsələn, onun göndərənin kimliyi, ünvanı, vəzifəsi, ən əsası situasiya təsir edir. Məktubu göndərməzdən əvvəl bəzi mühüm məsələlərə diqqət yetirmək lazımdır. Birincisi, məktubun tipi (müşayiət, təminat, xəbərdarlıq, bildiriş və sair) müəyyənləşdirilməlidir. İkincisi, bilmək lazımdır ki, məktub təqdimat xarakterlidirmi, ondan cavab gözləyirikmi və sair. Daha sonra məktubun təcili olub-olmaması dəqiqləşdirilməlidir. Əgər təcilidirsə, onu ya poçt vasitəsilə, sifarişlə, ya da e-maillə göndərmək məqsədəuyğundur.

İşgüzar yazışmanın aparılması qaydası qanunvericiliklə müəyyən olunmasa da, müəyyən sənədlər və şablonlar var ki, onlara əsaslanıb, rəsmi məktubu tərtib etmək olar. Azərbaycanın da qəbul elədiyi dövlətlərarası standarta görə, rəsmi məktub aşağıdakı struktura uyğun olmalıdır:

-              Göndərən təşkilatın adı;

-              Tarix;

-              Məktubu alan (təşkilat, fiziki şəxs, qurum);

-              Məktubun girişi, müraciət forması;

-              Məktubun məqsədi;

-              Əsas mövzusu;

-              Nəzakətli yekun;

-              İmza;

-              Qoşma haqqında qeyd (əgər varsa).

Satışda olan NƏŞRLƏRİMİZ